Płatnik składek ma powinność liczyć, odliczać, regulować i opłacać składki za każdy miesiąc kalendarzowy. Rozliczenia robione są na aktach rozliczeniowych – zestawienie dokumentów dotyczący danego m-ca składa się z oświadczenia rozliczeniowego ZUS DRA oraz dołączonych do niego raportów miesięcznych ( ZUS RZA, ZUS RSA, ZUS RCA ).

Deklaracja ZUS DRA – dokument zbiorczy tyczące się wszystkich tytułów i wszystkich ubezpieczonych. Rozliczane są w niej składki na ubezpieczenia społeczne, FP i FGŚP, zdrowotne a także realizowane w tym samym m-cu zasiłki oraz zasiłki rodzinne i opiekuńcze.

Płatnik obliczający opłaty wyłącznie na własne ubezpieczenie, przekazuje do ZUS tylko deklarację rozliczeniową ZUS DRA bez raportów miesięcznych. Jeśli płatnik ten w ostatnio przedłożonej deklaracji zadeklarował jako podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne 30% minimalnego wynagrodzenia albo 60% średniego, a na ubezpieczenie zdrowotne kwotę najmniejszej podstawy wielkości składek, jest zwolniony z obowiązku składania oświadczenia rozliczeniowego za kolejny miesiąc. Osoba ta jest zwolniona z konieczności składania dokumentów rozliczeniowych za kolejny miesiąc również wtedy, gdy zmiana w stosunku do miesiąca wcześniejszego jest uwarunkowana wyłącznie zmianą minimalnego wynagrodzenia albo średniego wynagrodzenia.

Termin składania:

płatnik składek zobowiązany jest wysłać oświadczenie rozliczeniowe, imienne sprawozdania miesięczne a także opłacić składki za dany miesiąc, nie później niż:

o do 5 dnia kolejnego miesiąca – dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych oraz gospodarstw pomocniczych,
o do 10 dnia kolejnego miesiąca – dla osób fizycznych, opłacających abonament jedynie za siebie,
o do 15 dnia kolejnego miesiąca – dla pozostałych płatników.

Miejsce składania:

oświadczenie rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne płatnik składek oddaje bezpośrednio do wskazanej przez ZUS jednostki organizacyjnej.

Opis oświadczenia ZUS DRA:

1. Informacje organizacyjne
•cyfra w miejscu 01 określa czas składania oświadczenia
•numer oświadczenia jest prawie zawsze taki sam – 01 – zaś następne dane oznaczają m-c oraz rok, za który dana deklaracja została sporządzona
2. Informacje charakteryzujące płatnika składek
•dane identyfikacyjne podane w deklaracji winny być identyczne z tymi podanymi w druku ZUS ZFA
3. Pozostałe informacje
•w pozycji 01 podajemy liczbę osób ubezpieczonych
•miejsce 02 pokazuje czy płatnik stara się o dofinansowanie pracowników z PFRON albo budżetu państwa
•w pozycji 03 wpisana jest obowiązująca konkretnego płatnika wysokość ubezpieczenia wypadkowego
4. Zestawienie należnych rat na ubezpieczenia społeczne oraz źródeł finansowania
5. Zestawienie wypłaconych świadczeń, podlegających rozliczeniu w ciężar rat na ubezpieczenia społeczne
6. Obliczenie części IV i V
• ostateczna suma rat na ubezpieczenia społeczne pozostała po rozliczeniu wypłaconych świadczeń podchodzących pod naliczenie w ciężar rat na ubezpieczenia społeczne
7. Zestawienie właściwych opłat na ubezpieczenie zdrowotne
• opłata na ubezpieczenie zdrowotne nie podpada żadnym ulgom – jest identyczna taka sama zarówno w ulgowej jak i normalnej wielkości rat ZUS
8. Zestawienie należnych opłat na FP oraz FGŚP
9. Zestawienie należnych rat na fundusz emerytur pomostowych
10. Deklaracja dochodu (tyczy się osób, które płacą raty jedynie za siebie)
11. Oświadczenie płatnika opłat
• w miejscu 01 powinna znaleźć się data zgodna z terminami ustawowymi

Archiwizacja:

kopie deklaracji rozliczeniowych oraz korekty tych dokumentów płatnik ma przymus przetrzymywać przez czas 10 lat od daty ich oddania do ZUS. Mogą być przetrzymywane w formie dokumentu pisemnego bądź elektronicznego.