Tytuł: Gdzie zgłosić zmianę siedziby firmy w Polsce – obowiązki, przepisy i terminy | Sprawdź teraz
📅 Data publikacji: 22 sierpnia 2025
📅 Ostatnia aktualizacja: 22 sierpnia 2025
✍️ Autor: Marek Lisowski
Zmiana adresu siedziby firmy w Polsce to obowiązek, który dotyczy zarówno jednoosobowych działalności gospodarczych, jak i spółek prawa handlowego. Niedopełnienie formalności może skutkować nie tylko karami, ale i problemami z kontrahentami czy urzędami.
W tym artykule:
- wyjaśniamy, gdzie zgłosić zmianę siedziby firmy,
- wskazujemy aktualne przepisy i terminy,
- podpowiadamy, jakie dokumenty przygotować,
- pokazujemy, czym różni się procedura dla JDG i spółek.
👉 Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak prawidłowo przeprowadzić zmianę adresu i uniknąć błędów.
Spis treści
- Czym jest siedziba firmy i dlaczego jej adres jest tak ważny?
- Gdzie zgłosić zmianę siedziby firmy – CEIDG czy KRS?
- Zmiana adresu w jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG)
- Zmiana adresu w spółce z o.o., akcyjnej i innych spółkach handlowych
- Obowiązki wobec urzędów skarbowych, ZUS i GUS
- Kiedy należy zgłosić zmianę – aktualne terminy
- Najczęstsze błędy przedsiębiorców przy zmianie siedziby
- Podsumowanie – jak zrobić to sprawnie i bez ryzyka
Czym jest siedziba firmy i dlaczego jej adres jest tak ważny?
Siedziba firmy to oficjalny adres wpisany do rejestrów – CEIDG lub KRS. Jest to miejsce, które formalnie identyfikuje przedsiębiorstwo i ma znaczenie w kontaktach z urzędami, kontrahentami czy bankami.
Adres siedziby decyduje m.in. o:
- właściwości urzędu skarbowego,
- miejscu przechowywania dokumentacji,
- jurysdykcji sądu rejestrowego,
- oficjalnej korespondencji urzędowej i biznesowej.
Błędny lub nieaktualny adres może prowadzić do poważnych konsekwencji – od utraty ważnych pism po sankcje finansowe.
Gdzie zgłosić zmianę siedziby firmy – CEIDG czy KRS?
Miejsce zgłoszenia zależy od formy prawnej prowadzonej działalności:
- jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) → zmiana przez system CEIDG,
- spółki prawa handlowego (z o.o., akcyjna, komandytowa itp.) → zmiana w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS),
- organizacje pozarządowe i fundacje → również KRS.
Warto pamiętać, że zmiana adresu w rejestrze podstawowym automatycznie aktualizuje dane w większości instytucji publicznych (np. ZUS, GUS), ale nie zawsze zwalnia z dodatkowych obowiązków.
Zmiana adresu w jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG)
Przedsiębiorcy prowadzący JDG muszą dokonać aktualizacji danych w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).
Procedura wygląda następująco:
- Zalogowanie się do systemu CEIDG (profil zaufany/e-dowód).
- Wybór opcji „zmiana wpisu”.
- Wskazanie nowego adresu siedziby.
- Podpisanie i wysłanie formularza online.
👉 Aktualizacja w CEIDG jest bezpłatna i musi być dokonana najpóźniej w dniu zmiany.
Zmiana adresu w spółce z o.o., akcyjnej i innych spółkach handlowych
W przypadku spółek wpisanych do KRS procedura jest bardziej sformalizowana.
Kluczowe kroki:
- przygotowanie uchwały wspólników/akcjonariuszy o zmianie adresu,
- zgłoszenie zmiany w systemie KRS (Portal Rejestrów Sądowych),
- uiszczenie opłaty sądowej (250 zł za zmianę elektroniczną),
- dołączenie wymaganych dokumentów (np. umowy spółki z aneksem).
⚠️ W przypadku zmiany siedziby (miasta), a nie tylko adresu ulicy, konieczna może być zmiana umowy spółki i akt notarialny.
Obowiązki wobec urzędów skarbowych, ZUS i GUS
Zmiana siedziby pociąga za sobą konsekwencje wobec różnych instytucji:
- Urząd Skarbowy – aktualizacja następuje automatycznie po wpisie do CEIDG/KRS, ale warto upewnić się, że nowy urząd właściwy został prawidłowo wskazany.
- ZUS – dane przedsiębiorcy i płatnika składek aktualizują się z systemu CEIDG/KRS.
- GUS – zmiana zgłaszana jest automatycznie, ale przedsiębiorca otrzymuje zaktualizowany REGON.
- Banki i kontrahenci – aktualizacja danych leży po stronie przedsiębiorcy.
Kiedy należy zgłosić zmianę – aktualne terminy
- JDG (CEIDG): najpóźniej w dniu faktycznej zmiany adresu.
- Spółki w KRS: w terminie 7 dni od podjęcia uchwały/aktu notarialnego.
- Urzędy skarbowe i ZUS: dane są przekazywane automatycznie, ale jeśli wystąpią rozbieżności, konieczne jest samodzielne zawiadomienie.
Najczęstsze błędy przedsiębiorców przy zmianie siedziby
- Spóźnione zgłoszenie zmiany adresu.
- Niezaktualizowanie danych w banku i na fakturach.
- Błędne wskazanie siedziby w dokumentach spółki.
- Brak zmiany umowy spółki przy zmianie miejscowości.
- Zaniedbanie aktualizacji danych na stronie internetowej i w regulaminach.
Podsumowanie – jak zrobić to sprawnie i bez ryzyka
Zmiana siedziby firmy w Polsce wymaga znajomości właściwych procedur i terminów. Najważniejsze jest:
- rozróżnienie, czy zgłoszenie odbywa się przez CEIDG (JDG) czy KRS (spółki),
- pilnowanie terminów, aby uniknąć sankcji,
- pamiętanie o kontrahentach, bankach i dokumentach wewnętrznych.
👉 Dzięki właściwemu zgłoszeniu adresu unikniesz nieporozumień i problemów z urzędami.
Dodaj komentarz