programdoksiegowosci.pl

Kto to jest prokurent w firmie? Wyjaśnienie roli i obowiązków krok po kroku

Napisał

kkwiatkowska

in

Tytuł: Kto to jest prokurent w firmie? Poznaj obowiązki → Sprawdź

Autor: Marta Nowikowska
Data publikacji: 20 września 2025
Data ostatniej aktualizacji: 26 września 2025


Prokurent to postać powszechna w firmach — czasem bardziej rozpoznawalna niż pełnomocnik, ale mniej niż członek zarządu. Dla praktyków biznesu i dziennikarzy finansowych zrozumienie, kto to jest prokurent, jakie ma uprawnienia i ograniczenia, oraz jak wygląda odpowiedzialność związana z prokurą, to podstawa rzetelnego opisu funkcjonowania przedsiębiorstwa.

W tym artykule krok po kroku wyjaśniam, czym jest prokura, kto może zostać prokurentem, jak się ją ustanawia i odwołuje, jakie konkretne czynności prokurent może wykonywać, czego mu zabrania prawo oraz jakie ryzyka i dobre praktyki powinni rozważyć przedsiębiorcy.

O czym jest artykuł — czytaj więcej:

  • Czym jest prokurent i na jakiej podstawie prawnej działa
  • Kto może zostać prokurentem i jakie są wymagania
  • Rodzaje prokury (samoistna, łączna, oddziałowa)
  • Jak powołać i odwołać prokurenta w praktyce
  • Zakres uprawnień i kluczowe ograniczenia (co prokurent może / nie może zrobić)
  • Praktyczne obowiązki i przykłady codziennych zadań prokurenta
  • Odpowiedzialność i ryzyka — na co uważać jako pracodawca i prokurent
  • Wskazówki i checklista dla przedsiębiorcy

Spis treści (kliknij, aby przejść)

Czym jest prokurent? (definicja i podstawa prawna)

Prokurent to osoba, której przedsiębiorca udzielił tzw. prokury — szczególnego rodzaju pełnomocnictwa, regulowanego w przepisach prawa, które uprawnia do reprezentowania firmy w czynnościach sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Prokura różni się od zwykłego pełnomocnictwa tym, że jej zakres został uściślony w przepisach — ustawodawca wskazuje, że obejmuje ona czynności związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa jako jego przedmiotem działalności. Poradnik Przedsiębiorcy+1

W praktyce oznacza to, że prokurent występuje przed kontrahentami, organami administracji i sądami w imieniu przedsiębiorcy, a jego działania wiążą firmę w granicach ustawowego umocowania.

Kto może zostać prokurentem?

Prokurentem może być osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych (czyli pełnoletnia i nieubezwłasnowolniona). Nie może nim być osoba prawna. W praktyce przedsiębiorstwa wybierają na prokurentów menedżerów zaufanych, często o długoletnim doświadczeniu operacyjnym. sip.lex.pl+1

Warto zwrócić uwagę, że sposób powołania prokurenta (np. w spółce z o.o. lub akcyjnej) może wymagać dodatkowych zgód lub procedur określonych w Kodeksie spółek handlowych lub umowie spółki.

Rodzaje prokury

W praktyce rozróżniamy kilka podstawowych form prokury, które różnią się zakresem działania:

  • Prokura samoistna — prokurent działa samodzielnie.
  • Prokura łączna — prokura wymaga współdziałania kilku prokurentów (np. dwóch) albo działania razem z członkiem zarządu; występuje warianty łączenia, tzw. prokura łączna właściwa i niewłaściwa.
  • Prokura oddziałowa — umocowanie ograniczone do działalności określonego oddziału przedsiębiorstwa.

Wybór formy prokury determinuje, w jakim zakresie i samodzielnie prokurent może podejmować decyzje. prawo.pl+1

Jak powołać i odwołać prokurenta?

Procedura zależy od formy prawnej przedsiębiorcy:

  • W przypadku przedsiębiorcy indywidualnego prokura udzielana jest przez właściciela — wystarczy jasne oświadczenie i powinno się to odnotować w dokumentacji firmy oraz dokonać ewentualnego wpisu w rejestrze (jeżeli dotyczy).
  • W spółkach (np. sp. z o.o., S.A., prostej spółce akcyjnej) ustanowienie prokurenta zwykle wymaga decyzji zarządu i – w zależności od postanowień umowy spółki lub KSH — zgody wszystkich członków zarządu lub innych organów. Po powołaniu prokurenta konieczne jest ujawnienie wpisu prokury w rejestrze (KRS) lub innym rejestrze przedsiębiorców, co ma istotne znaczenie informacyjne dla kontrahentów. Poradnik Przedsiębiorcy+1

Odwołanie prokury następuje przez złożenie stosownego oświadczenia i również wymaga aktualizacji wpisów rejestrowych — aż do momentu wpisu trzecie osoby mogą przyjąć, że prokura nadal obowiązuje.

Zakres uprawnień prokurenta — co może robić?

Prokurent ma szerokie umocowanie do działania w imieniu przedsiębiorcy w sprawach związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa: podpisywanie umów handlowych, reprezentowanie w sprawach pracowniczych czy podatkowych, składanie oświadczeń woli przed urzędami i sądami dotyczących prowadzonej działalności, zaciąganie zobowiązań bieżących czy nadzorowanie operacji handlowych. To „ręka operacyjna” przedsiębiorcy w kontaktach z otoczeniem biznesowym. Poradnik Przedsiębiorcy

W praktyce zakres ten można doprecyzować w treści dokumentu powołującego prokurenta lub w wewnętrznych regulacjach firmy — jednak nie można go ograniczyć poniżej katalogu czynności przewidzianych ustawą.

Ograniczenia prokurenta — czego nie może robić?

Istnieją ustawowe ograniczenia: prokurent nie może bez odrębnego upoważnienia m.in.:

  • zbyć przedsiębiorstwa jako całości,
  • oddać go do czasowego korzystania (np. wydzierżawić całe przedsiębiorstwo),
  • zbywać lub obciążać nieruchomości firmy (np. sprzedać czy ustanowić hipotekę) — chyba że otrzymał do tego odrębne pełnomocnictwo. sip.lex.pl+1

Ograniczenia te są kluczowe: transakcje istotne dla trwałego majątku lub egzystencji firmy zwykle wymagają decyzji właściciela lub zgody organów. Warto je jasno komunikować w dokumentacji wewnętrznej, by uniknąć sporów z kontrahentami.

Prokurent vs. pełnomocnik vs. członek zarządu

  • Prokurent — szczególny rodzaj pełnomocnictwa o szerokim zakresie do czynności związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa; umocowanie jest uregulowane ustawowo.
  • Pełnomocnik (zwykły) — pełnomocnictwo o zasięgu ustalonym przez mocodawcę; może dotyczyć pojedynczych czynności lub określonych obszarów.
  • Członek zarządu — organ spółki z uprawnieniami wynikającymi z Kodeksu spółek handlowych i umowy spółki; jego kompetencje (np. odpowiedzialność) różnią się zasadniczo od funkcji prokurenta.

Podstawowa różnica: prokura jest szersza niż wiele pełnomocnictw (bo ustawowo związana z prowadzeniem przedsiębiorstwa), ale prokurent nie jest członkiem organu spółki i nie zawsze ponosi tę samą odpowiedzialność korporacyjną. Karolina Chojak+1

Praktyczne obowiązki i przykłady zadań prokurenta

Typowe zadania prokurenta w codziennej pracy:

  • negocjowanie i podpisywanie umów handlowych (dostawy, dystrybucja),
  • zawieranie umów z dostawcami i klientami w ramach normalnej działalności,
  • reprezentowanie firmy przed urzędami (np. podatkowymi) i sądami w kwestiach dotyczących bieżącej działalności,
  • nadzór nad zamówieniami i procesami logistycznymi,
  • współpraca z działami finansów i HR w zakresie realizacji operacji.

W praktyce firma powinna wyposażyć prokurenta w jasne procedury i limity (np. progi finansowe wymagające eskalacji), by zrównoważyć samodzielność z kontrolą.

Ryzyka i odpowiedzialność

Powołanie prokurenta wiąże się z ryzykiem: działania prokurenta wiążą firmę — więc błędne decyzje lub nadużycia mogą rodzić skutki prawne i finansowe. Przedsiębiorcy często zabezpieczają się poprzez:

  • dokładne zapisy w umowie o pracę / kontrakcie menedżerskim,
  • limity finansowe (np. prokura do określonego progu bez zgody zarządu),
  • obowiązek raportowania i zatwierdzania kluczowych transakcji,
  • ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej dla osób zarządzających. Kancelaria RPMS

Dla prokurenta ważne jest, by działać zgodnie z zakresem umocowania i prowadzić dokumentację decyzji — to ogranicza ryzyko osobistej odpowiedzialności oraz ułatwia dowodzenie w razie sporów.

Wskazówki dla przedsiębiorców — checklista przed powołaniem prokurenta

  • Zdefiniuj jasno zakres prokury i zapisz to w dokumentach firmy.
  • Określ formę prokury (samoistna/łączna/oddziałowa).
  • Ustal limity finansowe i procedury akceptacji istotnych transakcji.
  • Wpisz prokurenta do KRS/CEIDG (gdzie wymagane) i poinformuj kluczowych partnerów.
  • Przygotuj klauzule odpowiedzialności i ewentualne ubezpieczenie dla prokurenta.
  • Regularnie weryfikuj zgodność działań z polityką firmy i raportowaniem.

FAQ — najczęstsze pytania

Czy prokurent może zatrudniać i zwalniać pracowników?
Tak — w ramach zwykłej działalności operacyjnej prokurent może zawierać umowy o pracę i rozwiązywać je, jeśli mieści się to w przedmiocie działalności firmy i nie narusza wewnętrznych regulacji.

Czy prokurent może zaciągać kredyty?
Może, jeśli kredyt jest związany z prowadzeniem przedsiębiorstwa i mieści się w udzielonym mu zakresie, jednak banki często wymagają dodatkowych zabezpieczeń i jasnych procedur akceptacji transakcji.

Jak odróżnić prokurę od pełnomocnictwa?
Prokura ma ustawowy, szerszy zakres związany z prowadzeniem przedsiębiorstwa; zwykłe pełnomocnictwo jest kształtowane przez treść udzielonego pełnomocnictwa.

Podsumowanie

Prokurent to kluczowa figura w strukturze operacyjnej wielu przedsiębiorstw — daje właścicielom i zarządom możliwość delegowania szerokich kompetencji operacyjnych, jednocześnie wymagając jasnego uregulowania uprawnień i ograniczeń. Zrozumienie prawnych ram prokury, jej ograniczeń (np. zakazu zbycia przedsiębiorstwa bez odrębnego pełnomocnictwa) oraz dobrych praktyk kontrolnych to podstawa bezpiecznego korzystania z tej instytucji. Jeśli planujesz powołanie prokurenta, rozważ konsultację prawną i przygotowanie wewnętrznych procedur zatwierdzania ryzykownych decyzji.

Komentarze

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Więcej wpisów