Tytuł: Kto to jest prokurent w firmie? Poznaj obowiązki → Sprawdź
Autor: Marta Nowikowska
Data publikacji: 20 września 2025
Data ostatniej aktualizacji: 26 września 2025
Prokurent to postać powszechna w firmach — czasem bardziej rozpoznawalna niż pełnomocnik, ale mniej niż członek zarządu. Dla praktyków biznesu i dziennikarzy finansowych zrozumienie, kto to jest prokurent, jakie ma uprawnienia i ograniczenia, oraz jak wygląda odpowiedzialność związana z prokurą, to podstawa rzetelnego opisu funkcjonowania przedsiębiorstwa.
W tym artykule krok po kroku wyjaśniam, czym jest prokura, kto może zostać prokurentem, jak się ją ustanawia i odwołuje, jakie konkretne czynności prokurent może wykonywać, czego mu zabrania prawo oraz jakie ryzyka i dobre praktyki powinni rozważyć przedsiębiorcy.
O czym jest artykuł — czytaj więcej:
- Czym jest prokurent i na jakiej podstawie prawnej działa
- Kto może zostać prokurentem i jakie są wymagania
- Rodzaje prokury (samoistna, łączna, oddziałowa)
- Jak powołać i odwołać prokurenta w praktyce
- Zakres uprawnień i kluczowe ograniczenia (co prokurent może / nie może zrobić)
- Praktyczne obowiązki i przykłady codziennych zadań prokurenta
- Odpowiedzialność i ryzyka — na co uważać jako pracodawca i prokurent
- Wskazówki i checklista dla przedsiębiorcy
Spis treści (kliknij, aby przejść)
- Czym jest prokurent? (definicja i podstawa prawna)
- Kto może zostać prokurentem?
- Rodzaje prokury
- Jak powołać i odwołać prokurenta?
- Zakres uprawnień prokurenta — co może robić?
- Ograniczenia prokurenta — czego nie może robić?
- Prokurent vs. pełnomocnik vs. członek zarządu
- Praktyczne obowiązki i przykłady zadań prokurenta
- Ryzyka i odpowiedzialność
- Wskazówki dla przedsiębiorców — checklista przed powołaniem prokurenta
- FAQ — najczęstsze pytania
- Podsumowanie
Czym jest prokurent? (definicja i podstawa prawna)
Prokurent to osoba, której przedsiębiorca udzielił tzw. prokury — szczególnego rodzaju pełnomocnictwa, regulowanego w przepisach prawa, które uprawnia do reprezentowania firmy w czynnościach sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Prokura różni się od zwykłego pełnomocnictwa tym, że jej zakres został uściślony w przepisach — ustawodawca wskazuje, że obejmuje ona czynności związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa jako jego przedmiotem działalności. Poradnik Przedsiębiorcy+1
W praktyce oznacza to, że prokurent występuje przed kontrahentami, organami administracji i sądami w imieniu przedsiębiorcy, a jego działania wiążą firmę w granicach ustawowego umocowania.
Kto może zostać prokurentem?
Prokurentem może być osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych (czyli pełnoletnia i nieubezwłasnowolniona). Nie może nim być osoba prawna. W praktyce przedsiębiorstwa wybierają na prokurentów menedżerów zaufanych, często o długoletnim doświadczeniu operacyjnym. sip.lex.pl+1
Warto zwrócić uwagę, że sposób powołania prokurenta (np. w spółce z o.o. lub akcyjnej) może wymagać dodatkowych zgód lub procedur określonych w Kodeksie spółek handlowych lub umowie spółki.
Rodzaje prokury
W praktyce rozróżniamy kilka podstawowych form prokury, które różnią się zakresem działania:
- Prokura samoistna — prokurent działa samodzielnie.
- Prokura łączna — prokura wymaga współdziałania kilku prokurentów (np. dwóch) albo działania razem z członkiem zarządu; występuje warianty łączenia, tzw. prokura łączna właściwa i niewłaściwa.
- Prokura oddziałowa — umocowanie ograniczone do działalności określonego oddziału przedsiębiorstwa.
Wybór formy prokury determinuje, w jakim zakresie i samodzielnie prokurent może podejmować decyzje. prawo.pl+1
Jak powołać i odwołać prokurenta?
Procedura zależy od formy prawnej przedsiębiorcy:
- W przypadku przedsiębiorcy indywidualnego prokura udzielana jest przez właściciela — wystarczy jasne oświadczenie i powinno się to odnotować w dokumentacji firmy oraz dokonać ewentualnego wpisu w rejestrze (jeżeli dotyczy).
- W spółkach (np. sp. z o.o., S.A., prostej spółce akcyjnej) ustanowienie prokurenta zwykle wymaga decyzji zarządu i – w zależności od postanowień umowy spółki lub KSH — zgody wszystkich członków zarządu lub innych organów. Po powołaniu prokurenta konieczne jest ujawnienie wpisu prokury w rejestrze (KRS) lub innym rejestrze przedsiębiorców, co ma istotne znaczenie informacyjne dla kontrahentów. Poradnik Przedsiębiorcy+1
Odwołanie prokury następuje przez złożenie stosownego oświadczenia i również wymaga aktualizacji wpisów rejestrowych — aż do momentu wpisu trzecie osoby mogą przyjąć, że prokura nadal obowiązuje.
Zakres uprawnień prokurenta — co może robić?
Prokurent ma szerokie umocowanie do działania w imieniu przedsiębiorcy w sprawach związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa: podpisywanie umów handlowych, reprezentowanie w sprawach pracowniczych czy podatkowych, składanie oświadczeń woli przed urzędami i sądami dotyczących prowadzonej działalności, zaciąganie zobowiązań bieżących czy nadzorowanie operacji handlowych. To „ręka operacyjna” przedsiębiorcy w kontaktach z otoczeniem biznesowym. Poradnik Przedsiębiorcy
W praktyce zakres ten można doprecyzować w treści dokumentu powołującego prokurenta lub w wewnętrznych regulacjach firmy — jednak nie można go ograniczyć poniżej katalogu czynności przewidzianych ustawą.
Ograniczenia prokurenta — czego nie może robić?
Istnieją ustawowe ograniczenia: prokurent nie może bez odrębnego upoważnienia m.in.:
- zbyć przedsiębiorstwa jako całości,
- oddać go do czasowego korzystania (np. wydzierżawić całe przedsiębiorstwo),
- zbywać lub obciążać nieruchomości firmy (np. sprzedać czy ustanowić hipotekę) — chyba że otrzymał do tego odrębne pełnomocnictwo. sip.lex.pl+1
Ograniczenia te są kluczowe: transakcje istotne dla trwałego majątku lub egzystencji firmy zwykle wymagają decyzji właściciela lub zgody organów. Warto je jasno komunikować w dokumentacji wewnętrznej, by uniknąć sporów z kontrahentami.
Prokurent vs. pełnomocnik vs. członek zarządu
- Prokurent — szczególny rodzaj pełnomocnictwa o szerokim zakresie do czynności związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa; umocowanie jest uregulowane ustawowo.
- Pełnomocnik (zwykły) — pełnomocnictwo o zasięgu ustalonym przez mocodawcę; może dotyczyć pojedynczych czynności lub określonych obszarów.
- Członek zarządu — organ spółki z uprawnieniami wynikającymi z Kodeksu spółek handlowych i umowy spółki; jego kompetencje (np. odpowiedzialność) różnią się zasadniczo od funkcji prokurenta.
Podstawowa różnica: prokura jest szersza niż wiele pełnomocnictw (bo ustawowo związana z prowadzeniem przedsiębiorstwa), ale prokurent nie jest członkiem organu spółki i nie zawsze ponosi tę samą odpowiedzialność korporacyjną. Karolina Chojak+1
Praktyczne obowiązki i przykłady zadań prokurenta
Typowe zadania prokurenta w codziennej pracy:
- negocjowanie i podpisywanie umów handlowych (dostawy, dystrybucja),
- zawieranie umów z dostawcami i klientami w ramach normalnej działalności,
- reprezentowanie firmy przed urzędami (np. podatkowymi) i sądami w kwestiach dotyczących bieżącej działalności,
- nadzór nad zamówieniami i procesami logistycznymi,
- współpraca z działami finansów i HR w zakresie realizacji operacji.
W praktyce firma powinna wyposażyć prokurenta w jasne procedury i limity (np. progi finansowe wymagające eskalacji), by zrównoważyć samodzielność z kontrolą.
Ryzyka i odpowiedzialność
Powołanie prokurenta wiąże się z ryzykiem: działania prokurenta wiążą firmę — więc błędne decyzje lub nadużycia mogą rodzić skutki prawne i finansowe. Przedsiębiorcy często zabezpieczają się poprzez:
- dokładne zapisy w umowie o pracę / kontrakcie menedżerskim,
- limity finansowe (np. prokura do określonego progu bez zgody zarządu),
- obowiązek raportowania i zatwierdzania kluczowych transakcji,
- ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej dla osób zarządzających. Kancelaria RPMS
Dla prokurenta ważne jest, by działać zgodnie z zakresem umocowania i prowadzić dokumentację decyzji — to ogranicza ryzyko osobistej odpowiedzialności oraz ułatwia dowodzenie w razie sporów.
Wskazówki dla przedsiębiorców — checklista przed powołaniem prokurenta
- Zdefiniuj jasno zakres prokury i zapisz to w dokumentach firmy.
- Określ formę prokury (samoistna/łączna/oddziałowa).
- Ustal limity finansowe i procedury akceptacji istotnych transakcji.
- Wpisz prokurenta do KRS/CEIDG (gdzie wymagane) i poinformuj kluczowych partnerów.
- Przygotuj klauzule odpowiedzialności i ewentualne ubezpieczenie dla prokurenta.
- Regularnie weryfikuj zgodność działań z polityką firmy i raportowaniem.
FAQ — najczęstsze pytania
Czy prokurent może zatrudniać i zwalniać pracowników?
Tak — w ramach zwykłej działalności operacyjnej prokurent może zawierać umowy o pracę i rozwiązywać je, jeśli mieści się to w przedmiocie działalności firmy i nie narusza wewnętrznych regulacji.
Czy prokurent może zaciągać kredyty?
Może, jeśli kredyt jest związany z prowadzeniem przedsiębiorstwa i mieści się w udzielonym mu zakresie, jednak banki często wymagają dodatkowych zabezpieczeń i jasnych procedur akceptacji transakcji.
Jak odróżnić prokurę od pełnomocnictwa?
Prokura ma ustawowy, szerszy zakres związany z prowadzeniem przedsiębiorstwa; zwykłe pełnomocnictwo jest kształtowane przez treść udzielonego pełnomocnictwa.
Podsumowanie
Prokurent to kluczowa figura w strukturze operacyjnej wielu przedsiębiorstw — daje właścicielom i zarządom możliwość delegowania szerokich kompetencji operacyjnych, jednocześnie wymagając jasnego uregulowania uprawnień i ograniczeń. Zrozumienie prawnych ram prokury, jej ograniczeń (np. zakazu zbycia przedsiębiorstwa bez odrębnego pełnomocnictwa) oraz dobrych praktyk kontrolnych to podstawa bezpiecznego korzystania z tej instytucji. Jeśli planujesz powołanie prokurenta, rozważ konsultację prawną i przygotowanie wewnętrznych procedur zatwierdzania ryzykownych decyzji.
Dodaj komentarz