Elektroniczne zwolnienia lekarskie są dziś jednym z elementów, które coraz mocniej wpływają na organizację pracy działów kadr i biur rachunkowych. Przedsiębiorca nie musi już otrzymywać od pracownika papierowego dokumentu, a informacje o e-ZLA trafiają do systemu ZUS. W praktyce pojawia się jednak pytanie: kto powinien pobierać zwolnienia i wprowadzać je do programu kadrowo-płacowego – przedsiębiorca czy biuro rachunkowe?
W 2026 r. znaczenie ma nie tylko sam dostęp do konta eZUS, ale również sposób integracji danych z oprogramowaniem kadrowym. ZUS udostępnia mechanizmy pozwalające na eksport danych o e-ZLA, a producenci systemów kadrowo-płacowych mogą wykorzystywać usługi przeznaczone do pobierania raportów.
W tym artykule wyjaśniamy:
- jak działa e-ZLA z perspektywy pracodawcy i biura rachunkowego,
- kiedy zwolnienie jest widoczne na koncie eZUS,
- czy księgowy może pobierać e-ZLA w imieniu przedsiębiorcy,
- na czym polega integracja danych z modułem kadrowym,
- jaką rolę może pełnić token lub mechanizm autoryzacji stosowany przez oprogramowanie,
- jakie zmiany w obsłudze e-ZLA obowiązują w 2026 r.,
- co trzeba zrobić, aby ograniczyć ręczne przepisywanie danych.
Czytaj więcej: e-ZLA może trafić do programu kadrowego bez ręcznego przepisywania
W nowoczesnym modelu obsługi kadr przedsiębiorca nie musi każdorazowo logować się do eZUS, wyszukiwać zwolnienia pracownika i ręcznie wprowadzać jego danych do programu kadrowo-płacowego. ZUS udostępnia możliwość eksportowania danych e-ZLA, a dla płatników funkcjonuje również usługa pobierania raportów przeznaczonych do dalszego wykorzystania w systemach kadrowo-płacowych.
Nie oznacza to jednak, że każde biuro rachunkowe automatycznie otrzymuje dostęp do zwolnień swoich klientów. Kluczowe pozostają uprawnienia do konta płatnika oraz konfiguracja konkretnego programu kadrowego.
W praktyce proces może wyglądać następująco:
- przedsiębiorca posiada konto płatnika w eZUS,
- biuro rachunkowe otrzymuje odpowiednie pełnomocnictwo lub dostęp,
- system kadrowy zostaje skonfigurowany do pracy z usługami ZUS,
- dane o przetworzonych e-ZLA są pobierane,
- informacje mogą zostać przekazane do modułu kadrowego,
- specjalista ds. kadr weryfikuje dane i uwzględnia nieobecność przy naliczaniu wynagrodzenia lub świadczeń.
Spis treści
- E-ZLA w 2026 roku – co zmieniło się dla pracodawcy?
- Czy biuro rachunkowe może pobierać zwolnienia pracowników?
- Token i autoryzacja – gdzie zaczyna się automatyzacja?
- Jak e-ZLA trafia do modułu kadrowego?
- Nie każde e-ZLA można pobrać od razu
- Obowiązki przedsiębiorcy a zadania biura rachunkowego
- Dlaczego automatyzacja e-ZLA ma znaczenie dla firm?
- Co przedsiębiorca powinien sprawdzić w 2026 roku?
E-ZLA w 2026 roku – co zmieniło się dla pracodawcy?
Elektroniczne zwolnienie lekarskie jest przekazywane do ZUS przez system teleinformatyczny. Jeżeli płatnik ma konto w eZUS, dokument jest udostępniany na jego profilu, dlatego pracownik co do zasady nie musi dostarczać pracodawcy papierowego wydruku. ZUS wskazuje również, że płatnik składek ma obowiązek posiadać konto w eZUS.
Ważna jest jednak różnica pomiędzy dostępem do e-ZLA a automatycznym przetwarzaniem danych. Samo konto w eZUS nie oznacza jeszcze, że zwolnienia automatycznie pojawią się w używanym przez firmę programie kadrowym.
Do tego potrzebna jest odpowiednia konfiguracja systemu oraz mechanizm wymiany danych.
Od 3 kwietnia 2026 r. ZUS informuje o możliwości pobierania danych e-ZLA zarówno w formacie XML, jak i CSV. Możliwe jest pobieranie pojedynczych dokumentów, a także grupowe pobieranie e-ZLA w XML.
Czy biuro rachunkowe może pobierać zwolnienia pracowników?
Tak, ale nie na podstawie samego faktu prowadzenia księgowości. Biuro rachunkowe musi mieć odpowiednio nadane uprawnienia do działania w imieniu płatnika.
ZUS wskazuje, że płatnik może udzielić osobie trzeciej dostępu do danych e-ZLA. Możliwe jest między innymi pełnomocnictwo pełne do profilu płatnika albo upoważnienie ograniczone wyłącznie do określonych danych, w tym e-ZLA.
To istotne z punktu widzenia przedsiębiorcy. Współpraca z biurem rachunkowym nie powinna być rozumiana jako automatyczne przekazanie wszystkich uprawnień do konta ZUS.
W zależności od modelu współpracy można rozdzielić kompetencje:
- przedsiębiorca zachowuje kontrolę nad kontem płatnika,
- biuro otrzymuje zakres uprawnień potrzebny do obsługi kadr,
- pracownik biura pobiera dane o e-ZLA,
- program kadrowy przetwarza informacje,
- przedsiębiorca otrzymuje gotową obsługę kadrowo-płacową.
Takie rozwiązanie może ograniczyć liczbę czynności wykonywanych przez właściciela firmy.
Token i autoryzacja – gdzie zaczyna się automatyzacja?
W praktyce systemów kadrowo-płacowych można spotkać mechanizmy autoryzacji określane jako tokeny, klucze lub dane uwierzytelniające. Ich konkretna forma zależy jednak od producenta programu oraz zastosowanego sposobu integracji.
Nie należy utożsamiać tokenu używanego przez konkretne oprogramowanie z samym kontem eZUS. ZUS oficjalnie opisuje usługę pobierania raportów e-ZLA dla płatników oraz wymagania dla oprogramowania interfejsowego. Od 13 lutego 2026 r. obowiązuje nowa instrukcja dotycząca pobierania raportów e-ZLA do programów kadrowo-płacowych.
Z perspektywy przedsiębiorcy najważniejsze jest więc nie to, jak producent nazwał mechanizm autoryzacji, ale:
- kto jest właścicielem dostępu,
- jakie uprawnienia są nadane,
- jakie dane może pobierać program,
- gdzie są przechowywane dane uwierzytelniające,
- czy rozwiązanie jest zgodne z aktualnymi wymaganiami ZUS,
- czy producent programu zapewnia aktualizacje integracji.
Jak e-ZLA trafia do modułu kadrowego?
Mechanizm może być różny w zależności od programu. ZUS udostępnia płatnikom raporty zawierające informacje potrzebne m.in. do wprowadzania danych do systemów kadrowo-płacowych. Raporty mogą być generowane na podstawie kryteriów zdefiniowanych przez płatnika, a następnie pobierane przez usługę udostępnioną przez ZUS bez konieczności każdorazowego logowania do PUE/eZUS.
Drugim rozwiązaniem jest eksport danych bezpośrednio z eZUS. W 2026 r. ZUS umożliwia pobieranie e-ZLA w XML oraz danych w CSV. Plik XML zawiera dane zwolnienia oraz informacje dotyczące elektronicznego podpisu lekarza.
Dla firmy oznacza to możliwość budowania procesu, w którym dane nie są przepisywane ręcznie z ekranu ZUS do programu kadrowego.
To właśnie na tym etapie pojawia się największa wartość integracji.
Nie każde e-ZLA można pobrać od razu
Automatyzacja nie oznacza, że każde zwolnienie będzie dostępne w module kadrowym natychmiast po wystawieniu przez lekarza.
ZUS wskazuje, że e-ZLA może początkowo mieć status „Nowe (w drodze)”. Pobieranie danych dokumentu w XML lub CSV jest możliwe dla zaświadczeń przetworzonych, czyli mających status inny niż „Nowe (w drodze)”.
To ważne przy projektowaniu procedur kadrowych. Brak zwolnienia w programie nie musi oznaczać błędu po stronie pracownika, biura rachunkowego czy oprogramowania.
W procesie należy uwzględnić:
- czas potrzebny na przetworzenie dokumentu przez ZUS,
- status konkretnego e-ZLA,
- częstotliwość pobierania danych,
- sposób obsługi korekt i anulowanych zwolnień,
- synchronizację danych z modułem kadrowym.
ZUS wskazuje, że przetworzone e-ZLA mogą mieć m.in. status „Wystawione”, „Archiwalne”, „Skorygowane” czy „Anulowane”.
Obowiązki przedsiębiorcy a zadania biura rachunkowego
Automatyzacja nie przenosi całej odpowiedzialności na program ani biuro rachunkowe. Przedsiębiorca jako płatnik nadal powinien zapewnić prawidłową organizację obsługi pracowników i dostęp do danych.
Jeżeli świadczenie wypłaca ZUS, przedsiębiorca może mieć dodatkowe obowiązki dokumentacyjne. ZUS wskazuje, że zaświadczenie płatnika składek Z-3 lub Z-3a należy przekazać niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni od otrzymania e-ZLA na profilu płatnika.
Dlatego prawidłowo działający system powinien nie tylko „ściągnąć zwolnienie”, ale także pomóc pracownikowi kadr prawidłowo obsłużyć wynikające z niego obowiązki.
To różnica pomiędzy prostym importem danych a rzeczywistą automatyzacją procesu kadrowego.
Dlaczego automatyzacja e-ZLA ma znaczenie dla firm?
W przypadku mikrofirm kilka dodatkowych kliknięć może wydawać się nieistotne. Dla biura rachunkowego obsługującego kilkadziesiąt lub kilkaset podmiotów sytuacja wygląda zupełnie inaczej.
Ręczne sprawdzanie kont, wyszukiwanie zwolnień i przepisywanie danych zwiększa liczbę czynności operacyjnych. Automatyzacja pozwala natomiast przesunąć pracę księgowego lub kadrowca z poziomu „wyszukaj i przepisz” na poziom „zweryfikuj i zatwierdź”.
Najważniejsze korzyści to:
- ograniczenie ręcznego przepisywania danych,
- szybsze wykrywanie nieobecności,
- mniejsze ryzyko pomyłek przy wprowadzaniu danych,
- możliwość obsługi większej liczby pracowników,
- uporządkowanie procesu w biurze rachunkowym,
- lepsza kontrola nad korektami i zmianami statusów e-ZLA.
Właśnie dlatego integracja ZUS z systemem kadrowo-płacowym staje się coraz ważniejszym elementem cyfryzacji obsługi pracowników.
Co przedsiębiorca powinien sprawdzić w 2026 roku?
Przedsiębiorca, który chce przekazać obsługę e-ZLA biuru rachunkowemu, powinien przede wszystkim sprawdzić, czy jego program kadrowy obsługuje aktualny mechanizm wymiany danych z ZUS.
Warto również ustalić z biurem rachunkowym, kto odpowiada za codzienne sprawdzanie e-ZLA i w jaki sposób obsługiwane są dokumenty wymagające dodatkowej czynności.
Lista kontrolna dla przedsiębiorcy może obejmować:
- aktywne konto płatnika w eZUS,
- prawidłowo nadane pełnomocnictwa dla biura rachunkowego,
- obsługę e-ZLA przez używany program kadrowo-płacowy,
- aktualną wersję integracji z ZUS,
- sposób przechowywania pobranych dokumentów,
- procedurę obsługi korekt i anulowania zwolnień,
- ustalenie, kto monitoruje nowe dokumenty,
- ustalenie, kto odpowiada za przygotowanie Z-3 lub Z-3a, jeżeli jest wymagane.
ZUS podaje również, że e-ZLA są standardowo prezentowane na koncie płatnika za ostatnie 12 miesięcy. Starsze dane można uzyskać poprzez raport jednorazowy, przy czym raport może obejmować maksymalnie 12 miesięcy, a dane można zamawiać do 5 lat wstecz.
Przedsiębiorca nie musi być operatorem PUE ZUS
Najważniejsza zmiana z perspektywy przedsiębiorcy polega na tym, że właściciel firmy nie musi osobiście wykonywać każdej czynności związanej z e-ZLA. Przy prawidłowo skonfigurowanych uprawnieniach oraz odpowiednim oprogramowaniu zadania te mogą zostać przekazane osobom odpowiedzialnym za kadry lub biuru rachunkowemu.
Nie oznacza to jednak, że wystarczy „podłączyć token” i problem znika. Automatyzacja e-ZLA jest procesem obejmującym uprawnienia, integrację z ZUS, program kadrowy, synchronizację danych oraz kontrolę poprawności.
W 2026 r. ZUS rozwija i aktualizuje rozwiązania służące do elektronicznej wymiany danych o zwolnieniach, a nowe wymagania dla oprogramowania kadrowo-płacowego obowiązują od 13 lutego 2026 r.
Dla biur rachunkowych oznacza to przede wszystkim możliwość dalszego ograniczania ręcznej pracy. Dla przedsiębiorcy – możliwość przekazania obsługi e-ZLA specjalistom bez konieczności samodzielnego monitorowania każdego zwolnienia.
W praktyce kluczowe pytanie nie brzmi więc, czy przedsiębiorca może sam pobierać e-ZLA. Może. Istotniejsze jest to, czy jego biuro rachunkowe i używany system kadrowy pozwalają zrobić to bezpiecznie, zgodnie z uprawnieniami i możliwie automatycznie.
Dodaj komentarz