Koniec papierowych teczek w firmach? Elektroniczna dokumentacja pracownicza zmienia zasady zarządzania kadrami
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w tradycyjnych segregatorach, papierowe wnioski urlopowe i ręczne podpisywanie dokumentów stopniowo ustępują miejsca rozwiązaniom cyfrowym. W 2026 roku elektroniczne teczki pracownicze (e-Akta) stają się coraz ważniejszym elementem infrastruktury przedsiębiorstw. Zmiany obejmują nie tylko sposób archiwizowania dokumentów, ale również komunikację między pracownikami, działami HR i pracodawcami.
Istotnym impulsem do dalszej cyfryzacji jest nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie 27 stycznia 2026 roku. Rozszerzyła ona możliwość dokonywania określonych czynności z zakresu prawa pracy w postaci elektronicznej. Dla przedsiębiorców oznacza to nowe możliwości ograniczania obiegu papierowych dokumentów, przy jednoczesnej konieczności zapewnienia bezpieczeństwa informacji i prawidłowego archiwizowania danych.
O czym warto pamiętać w związku z cyfryzacją kadr?
- Elektroniczne akta osobowe mogą być prowadzone zamiast dokumentacji papierowej.
- Pracodawca odpowiada za integralność, kompletność i bezpieczeństwo dokumentów.
- Od 27 stycznia 2026 roku więcej czynności pracowniczych może być realizowanych elektronicznie.
- Elektroniczne wnioski urlopowe nie oznaczają automatycznie obowiązku stosowania kwalifikowanego podpisu.
- Systemy HR mogą ograniczyć koszty administracyjne i przyspieszyć obsługę pracowników.
Spis treści
- E-Akta 2026 – jakie przepisy regulują elektroniczną dokumentację pracowniczą?
- Elektroniczne teczki pracownicze. Co musi znaleźć się w cyfrowym archiwum?
- Podpis elektroniczny na wniosku urlopowym. Czy pracownik musi mieć kwalifikowany podpis?
- Nowelizacja Kodeksu pracy 2026. Więcej spraw kadrowych bez papieru
- Ile kosztuje wdrożenie e-Akt i elektronicznego obiegu dokumentów?
- Bezpieczeństwo danych i odpowiedzialność pracodawcy
- Cyfryzacja HR – oszczędność czy kolejny koszt dla przedsiębiorstw?
E-Akta 2026 – jakie przepisy regulują elektroniczną dokumentację pracowniczą?
Podstawę prawną prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej stanowią przepisy Kodeksu pracy, w szczególności art. 94⁸–94¹². Pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej. Wybór należy do przedsiębiorstwa, a przepisy nie nakazują wszystkim firmom przejścia na cyfrowe archiwa.
Ważnym elementem regulacji jest możliwość zmiany postaci dokumentacji. Przejście z papieru na elektronikę wymaga sporządzenia odwzorowania cyfrowego dokumentów i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy, osoby upoważnionej albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Takie zabezpieczenie potwierdza zgodność cyfrowej kopii z oryginałem.
W 2026 roku obowiązuje również nowe, jednolite brzmienie rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, ogłoszone w Dzienniku Ustaw pod poz. 474. Określa ono wymagania techniczne dotyczące przechowywania, odwzorowywania i przenoszenia dokumentów pomiędzy systemami.
W praktyce oznacza to, że przedsiębiorstwo nie może ograniczyć cyfryzacji do skanowania papierowych dokumentów i zapisywania ich na dysku. Potrzebny jest uporządkowany system zapewniający między innymi:
- odpowiednie przyporządkowanie dokumentów do pracowników;
- zachowanie chronologii i kompletności dokumentacji;
- kontrolę dostępu do informacji;
- możliwość odtworzenia dokumentów przez cały okres ich przechowywania;
- bezpieczne przenoszenie danych pomiędzy systemami.
Elektroniczne teczki pracownicze. Co musi znaleźć się w cyfrowym archiwum?
E-Akta nie są wyłącznie elektronicznym odpowiednikiem papierowego segregatora. To uporządkowany system dokumentacji, który obejmuje akta osobowe oraz pozostałe dokumenty związane ze stosunkiem pracy. Dla każdego pracownika pracodawca musi prowadzić odrębną dokumentację.
Akta osobowe składają się z pięciu części:
- Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie.
- Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia.
- Część C – dokumentacja związana z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy.
- Część D – dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracownika.
- Część E – dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości i kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu.
Poza aktami osobowymi pracodawca prowadzi również dokumentację dotyczącą między innymi ewidencji czasu pracy, korzystania z urlopów wypoczynkowych, wynagrodzeń oraz przydziału odzieży roboczej.
Istotną kwestią pozostaje okres archiwizacji. Co do zasady dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. W przypadku starszych stosunków pracy mogą jednak obowiązywać okresy 50-letnie, chyba że spełniono warunki pozwalające na ich skrócenie, związane między innymi z przekazaniem raportu informacyjnego ZUS RIA.
Podpis elektroniczny na wniosku urlopowym. Czy pracownik musi mieć kwalifikowany podpis?
Elektroniczne wnioski urlopowe to jedno z najbardziej praktycznych zastosowań cyfryzacji HR. Pracownik może złożyć wniosek za pośrednictwem portalu pracowniczego, systemu kadrowego lub innego rozwiązania komunikacji elektronicznej przyjętego w przedsiębiorstwie. Dokument trafia do przełożonego, który może go zaakceptować, odrzucić lub przekazać do dalszej obsługi.
Pojawia się jednak istotne pytanie: czy każdy elektroniczny wniosek urlopowy musi być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym?
Nie. W przypadku zwykłego urlopu wypoczynkowego przepisy nie ustanawiają powszechnego obowiązku stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Wiele zależy od organizacji procesu w firmie i przyjętego sposobu identyfikacji pracownika. W praktyce wystarczające może być uwierzytelnienie w systemie HR, jeżeli zapewnia możliwość ustalenia, kto złożył wniosek, oraz odpowiednie udokumentowanie jego treści i obiegu.
Trzeba przy tym odróżnić zwykłą postać elektroniczną od formy elektronicznej w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego. Ta druga wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego i jest równoważna formie pisemnej.
Warto również pamiętać, że elektroniczny obieg dokumentów powinien umożliwiać odtworzenie historii decyzji. Samo wysłanie wiadomości e-mail nie zawsze zapewnia odpowiednią kontrolę nad procesem.
Nowelizacja Kodeksu pracy 2026. Więcej spraw kadrowych bez papieru
Jedną z ważniejszych zmian w obszarze cyfryzacji HR jest nowelizacja Kodeksu pracy obowiązująca od 27 stycznia 2026 roku. Ustawa z 4 grudnia 2025 roku rozszerzyła możliwość dokonywania wybranych czynności w postaci papierowej lub elektronicznej.
Zmiana objęła między innymi:
- przekazywanie informacji o monitoringu pracowników;
- informowanie o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę;
- wyrażanie zgody na urlop bezpłatny w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy;
- potwierdzanie zapoznania się z przepisami i zasadami BHP.
Co istotne, pojęcie postaci elektronicznej jest rozumiane szerzej niż kwalifikowany podpis elektroniczny. W określonych przypadkach dopuszczalne jest wykorzystanie poczty elektronicznej, o ile można zidentyfikować osobę składającą oświadczenie.
Nowelizacja ułatwia przedsiębiorstwom cyfryzację procesów kadrowych, ogranicza konieczność drukowania dokumentów i pozwala lepiej wykorzystać systemy samoobsługowe dla pracowników.
Nie oznacza to jednak, że wszystkie czynności z zakresu prawa pracy automatycznie można realizować zwykłym e-mailem. Nadal trzeba uwzględniać szczególne wymagania dotyczące określonych oświadczeń i umów.
Ile kosztuje wdrożenie e-Akt i elektronicznego obiegu dokumentów?
Przejście na elektroniczną dokumentację może przynieść oszczędności, ale początkowo wymaga nakładów finansowych. Koszt wdrożenia zależy od wielkości przedsiębiorstwa, liczby zatrudnionych osób, ilości dokumentów oraz stopnia skomplikowania dotychczasowych procesów.
Największe wydatki mogą dotyczyć:
- zakupu lub rozbudowy systemu kadrowo-płacowego;
- migracji papierowych dokumentów do postaci cyfrowej;
- wdrożenia elektronicznego podpisywania i akceptacji dokumentów;
- integracji systemu HR z oprogramowaniem księgowym;
- szkoleń pracowników i administratorów;
- zabezpieczeń, kopii zapasowych oraz utrzymania infrastruktury.
Dla małych przedsiębiorstw wystarczające mogą być podstawowe funkcjonalności dostępne w popularnych programach kadrowo-płacowych. W większych organizacjach konieczne bywa wdrożenie rozbudowanych platform HRM i systemów zarządzania dokumentami.
W kalkulacji warto uwzględnić również koszty utrzymania systemu, aktualizacji, licencji oraz ewentualnej migracji danych w przypadku zmiany dostawcy.
Bezpieczeństwo danych i odpowiedzialność pracodawcy
Elektroniczna dokumentacja pracownicza zawiera informacje o zatrudnieniu, wynagrodzeniu, kwalifikacjach, a niekiedy także dane szczególnych kategorii. Z tego powodu cyfryzacja HR musi uwzględniać wymagania RODO oraz przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej.
Pracodawca odpowiada za zapewnienie poufności, integralności, kompletności i dostępności dokumentów. Nie wystarczy więc zabezpieczyć systemu hasłem. Niezbędne są również odpowiednie uprawnienia użytkowników, kontrola dostępu, kopie zapasowe i procedury reagowania na incydenty.
Szczególne znaczenie ma ochrona przed nieuprawnionym dostępem do informacji kadrowych. Kierownik powinien mieć dostęp tylko do danych potrzebnych do wykonywania swoich obowiązków, a pracownicy działu HR – do dokumentacji w zakresie wynikającym z powierzonych im zadań.
Ważne jest również przygotowanie procedury awaryjnej. Awaria systemu, utrata dostępu do serwera lub cyberatak nie mogą prowadzić do bezpowrotnej utraty dokumentacji, którą pracodawca ma obowiązek przechowywać przez wiele lat.
Cyfryzacja HR – oszczędność czy kolejny koszt dla przedsiębiorstw?
Elektroniczne teczki pracownicze i podpisy cyfrowe mogą znacząco zmienić ekonomikę zarządzania kadrami. Ograniczenie drukowania, archiwizacji fizycznej, ręcznego przekazywania dokumentów i czasochłonnego wyszukiwania informacji daje przedsiębiorstwom możliwość zmniejszenia kosztów administracyjnych.
Korzyści są szczególnie widoczne w organizacjach zatrudniających kilkuset lub kilka tysięcy pracowników. Elektroniczny obieg wniosków urlopowych pozwala skrócić czas obsługi, a dostęp do dokumentacji online ułatwia pracę zespołom rozproszonym i osobom pracującym zdalnie.
Jednocześnie przedsiębiorstwa muszą uwzględnić wydatki na licencje, bezpieczeństwo systemów i utrzymanie cyfrowych archiwów. Cyfryzacja nie oznacza zatem całkowitego wyeliminowania kosztów, lecz zmianę ich struktury.
W 2026 roku przewagę mogą zyskać firmy, które potraktują elektroniczne akta pracownicze nie jako kolejny obowiązek administracyjny, ale jako inwestycję w efektywność organizacyjną. Odpowiednio wdrożone e-Akta, elektroniczne podpisy i samoobsługowe systemy HR ograniczają liczbę ręcznych czynności, przyspieszają obsługę pracowników i ułatwiają kontrolę nad dokumentacją. Dla pracodawców najważniejsze będzie jednak połączenie wygody cyfrowych rozwiązań z bezpieczeństwem danych oraz zgodnością z przepisami prawa pracy.
Dodaj komentarz